Guía Nº 1 Organización Documental

GUÍA Nº 1 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

 CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final, siendo esta su eliminación o su conservación permanente.

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

ACUERDO 060 

DIAGRAMA DE FLUJO 

LEY GENERAL DE ARCHIVO 594 DEL 2000

CONSERVACION DE DOCUMENTOS

La conservación de documentos es un proceso archivístico que mantiene la integridad física del soporte y de la información contenida en los documentos, a través de la implementación de medidas de preservación y restauración. Al respecto, se debe tomar en cuenta el axioma que dice: “siempre será mejor preservar que restaurar”.

Existe un conjunto de factores que constantemente ponen en riesgo la integridad física de los documentos en nuestra empresa. Estos son: 

·         el factor climatológico,

·         contaminación ambiental,

·         contaminación biológica,

·         siniestros, almacenamiento

·         y manejo inadecuado de los documentos, etc.

Por ello es recomendable observar las siguientes recomendaciones respecto a:

Ø  El local de archivos

El local deberá estar ubicado distante de los lugares que puedan ocasionar un siniestro y también lugares excesivamente húmedos. 

Ø  El local de archivo debe tener básicamente tres ambientes: área de trabajo técnico y administrativo, depósitos y área de atención al usuario (oficina).

Es fundamental tener en cuenta que las instalaciones eléctricas y sanitarias   deberán conservarse en perfecto estado y el mobiliario archivístico (estantes, archivadores verticales, mapotecas, etc.) deben ser preferentemente de metal.

Ø  El control de los Factores Externos

Se debe tener especial cuidado en limpiar diariamente el local, el mobiliario y la documentación, así como ventilar por medios naturales o mecánicos, sobre la base de la utilización racional de puertas y ventanas, con el empleo de máquinas (ventiladores, aire acondicionado, extractores de aire, etc.)

Ø  .El manejo de los documentos

Se recomienda encarecidamente NO USAR cintas adhesivasy evitar el uso excesivo de elementos metálicos (grapas, clips, etc.). Los documentos deben ser protegidos en unidades de instalación(cajas, folders o cualquier otro elemento similar). En cuanto sea posible, se debe evitar el empleo y uso y de productos químicos (insecticidas, bactericidas, fungicidas, etc.) y menos rociar directamente sobre los documentos.

Ø  Medidas de Seguridad

* Restringir el ingreso a los depósitos a personas no autorizadas. Se deberán adoptar las medidas convenientes para evitar la sustracción de documentos.

* No fumar, comer o beber en los depósitos, áreas de trabajo o en cualquier otro lugar donde existan documentos. Desconectar los servicios eléctricos y cerrar la llave general del agua al término de de la jornada laboral y revisarlos periódicamente.

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

MATERIAL DIDACTICO DE ORGANIZACION DOCUMENTAL

PREGUNTAS

1.    Agrupar los documentos, teniendo en cuenta sus caracteristicas comunes.

2.    Ordenacion, alfabetica o numerica.

3.    Definicion que se da al proceso de organización el cual consiste en establecer secuencias cronológicas y/o alfabéticas

4.    Titulo que debe resaltar en el cacillero.

5.    Agrupacion en forma ordinal y cronologica.

6.    Se ordena teniendo en cuenta zonas o lugares.

7.    Se denomina a la grupacion u orden de nombres propios.

8.    Se ordenan, pero no se codifican

9.    Según asuntos o materias

10. (INV) acción de numerar, cualquier dato de las agrupaciónes documentales

UNIDAD ADMINISTRATIVA : GESTION ADMINISTRATIVA 574824

OFICINA PRODUCTORA: APRENDIZ – ANGIE FORERO

CODIGO:

20.10

CODIGO

SERIES DOCUMENTALES

SOPORTE

RETENCION

DISPOSICION

PROCEDIMIENTOS

EN AÑOS

FINAL

D

S

SB

D

F

AG

AC

CT

E

M

S

20.10

20.10.02

DEPENDENCIA INTERVENIR

Se conservan los documentos en forma digital, se eliminan en fisico

20.10.01

Guía General

X

2

X

*Hoja de vida

X

*Teorías Administrativas

X

*Principios Administrativos

X

20.20

20.20.02

DEPENDENCIA PRODUCIR

Se conservan los digitales y se eliminan los físicos

20.20.02.01

Guía Digitación

X

1

X

20.20.02.02

*Taller Elaboración de Documentos comerciales

X

2

X

*Cartas

X

*Memorandos

X

*Certificados

X

*Circulares

X

*Informes

X

*Actas

X

20.20.02.03

Guía Redacción

X

1

X

Se conservan los documentos en forma digital, se eliminan en fisico

*Taller Ortográfico

X

*Taller Gramatical

X

*Taller de Preposiciones

X