La conservación de documentos es un proceso
archivístico que mantiene la integridad física del soporte y de la información
contenida en los documentos, a través de la implementación de medidas de
preservación y restauración. Al respecto, se debe tomar en cuenta el axioma que
dice: “siempre será mejor preservar que restaurar”.
Existe un conjunto de factores que constantemente
ponen en riesgo la integridad física de los documentos en nuestra empresa.
Estos son:
·
el factor climatológico,
·
contaminación ambiental,
·
contaminación biológica,
·
siniestros, almacenamiento
·
y manejo inadecuado de los documentos, etc.
Por ello es recomendable observar
las siguientes recomendaciones respecto a:
Ø El
local de archivos
El local deberá estar ubicado distante de los
lugares que puedan ocasionar un siniestro y también lugares
excesivamente húmedos.
Ø El local de archivo debe tener
básicamente tres ambientes: área de trabajo técnico y
administrativo, depósitos y área de atención al usuario (oficina).
Es fundamental tener en cuenta
que las instalaciones eléctricas y sanitarias
deberán conservarse en perfecto estado y el mobiliario archivístico
(estantes, archivadores verticales, mapotecas, etc.) deben ser preferentemente
de metal.
Ø El
control de los Factores Externos
Se debe tener especial cuidado en
limpiar diariamente el local, el mobiliario y la documentación, así como
ventilar por medios naturales o mecánicos, sobre la base de la utilización
racional de puertas y ventanas, con el empleo de máquinas (ventiladores, aire
acondicionado, extractores de aire, etc.)
Se recomienda
encarecidamente NO USAR cintas adhesivasy evitar
el uso excesivo de elementos metálicos (grapas, clips, etc.). Los
documentos deben ser protegidos en unidades de instalación(cajas,
folders o cualquier otro elemento similar). En cuanto sea posible, se debe
evitar el empleo y uso y de productos químicos (insecticidas, bactericidas,
fungicidas, etc.) y menos rociar directamente sobre los documentos.
Ø Medidas
de Seguridad
* Restringir el
ingreso a los depósitos a personas no autorizadas. Se deberán
adoptar las medidas convenientes para evitar la sustracción de
documentos.
* No fumar, comer o
beber en los depósitos, áreas de trabajo o en cualquier otro lugar
donde existan documentos. Desconectar los servicios eléctricos y
cerrar la llave general del agua al término de de la jornada laboral y
revisarlos periódicamente.
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