PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

El principio de procedencia se define como aquel según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en este la integridad y carácter seriado de los documentos; Este se le atribuye al archivista francés, Natalis de Wailly , en 1841.

Este principio es válido tanto para los archivos históricos como para lo administrativos, pues en todos los casos debe reconstruirse la historia de la institución que produce los documentos identificando en ella las dependencias y funciones, integrando en torno a estas los documentos agrupados en series.

El principio de procedencia debe tenerse en cuenta tanto en la organización de los documentos del archivo como en la ordenación, clasificación y descripción de los mismos.

Aplicación del Principio de Procedencia Es importante tener en cuenta los siguientes aspectos.

- Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documentos.

- Reconstruir la organización jerárquica de la entidad productora.

- Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia.

Ventajas de la aplicación del Principio de Procedencia

- El principio de procedencia sirve para proteger la integridad de las agrupaciones documentales: fondos, secciones, series.

- Permite ubicar correctamente el documento en el Fondo que le corresponde de acuerdo a la actividad o función que lo genera.

- Este principio se aplica a todos las tareas relacionadas con el quehacer archivístico