DESCRIPCION DOCUMENTAL

Es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos (guías, inventarios, catálogos), que permitan conocer, localizar y controlar los fondos documentales de cada entidad. Esto nos permitirá brindar además un eficiente y eficaz servicio de información.

Al tener numeradas tanto las piezas documentales, como las unidades archivables se procederá a levantar en borrador los inventarios de los fondos clasificados y ordenados; siguiendo el formato del instrumento descriptivo, denominado "Inventario", o sea anotando el lugar de origen u oficina productora de los documentos, contenido, fechas y signatura, el número de folios y fecha de eliminación, la cual se tomará de la información contenida en las Tablas de Plazos de Conservación documental.

La descripción consiste en identificar y analizar los documentos para su localización en el espacio físico, a través de instrumentos descriptivos y auxiliares (inventarios, guías, índices,.).

Los instrumentos descriptivos, tales como "listas de remisión", "inventarios" "guías" e "índices", se encuentran ordenados por medio de la estructura orgánica de la institución y a la vez las guías mantienen un control cruzado por asuntos o materias y nos remiten a los registros automatizados si al fondo se le aplica un sistema de información para su búsqueda o localización, indizando la documentación, utilizando los caracteres de las normas ISAD-G.

Los elementos se agrupan en seis áreas de información:

Área de identificación: información esencial para identificar la unidad de descripción

Área de contexto: información sobre el origen y custodia de la unidad de descripción

Área de contenido y estructura: información sobre el tema principal de los documentos y la organización de la unidad de descripción

Área de acceso y utilización: información acerca de la disponibilidad de la unidad de descripción (situación jurídica, condiciones de acceso, derechos de autor/reproducción, lengua, características físicas)

Área de documentación asociada: información acerca de los documentos que tienen una relación importante con la unidad de descripción (localización de los documentos originales, existencia de copias, documentos complementarios y relacionados, bibliografía)

Área de notas: información auxiliar y la que no se puede incluir en otras áreas

Aunque estas áreas se pueden desglosar en 26 elementos las reglas recomiendan 5 esenciales:

Código de referencia

Título

Fechas extremas

Volumen

Nivel de descripción (fondo, serie, unidad documental)

Se hará una descripción general (resumen) de cada unidad archivable.

Se anotará el número de expediente, el año al que pertenece la documentación, la dependencia, sección, unidad o departamento al que pertenece la archivalía.

Se hará la descripción del contenido de la siguiente manera: anotar el asunto, nombre del destinatario, nombre de los remitentes, la fecha de los documentos (extremas, y nombre de la serie documental a la que pertenece.

Las tablas de plazos de conservación, se elaborarán de conformidad con el formulario que para tal efecto provee el Archivo , en las cuáles se identificará el tipo documental, si es copia u original, quien tiene copias u originales de ese tipo documental, una breve descripción del mismo, vigencia administrativa y legal, cantidad anual que se produce, un espacio para observaciones y si está en el sistema de información digitalizado o no.

CONSERVACIÓN DOCUMENTAL: Consiste en realizar las labores pertinentes para la adecuada conservación y manejo de los documentos, que se encuentran dentro del depósito.

Velar porque el equipo de aire acondicionado y des humificadores se encuentren en buen estado y se mantengan los niveles de temperatura y humedad relativa en los depósitos, de acuerdo a las recomendaciones técnicas. (H:R:30 a 45% y T.18% al 22%C). Desocupar el almacenador de agua del des humificador día a día.

Vigilar que la estructura física, instalaciones eléctricas, tuberías que se encuentran dentro del archivo estén en perfecto estado.

Aspirar diariamente el archivo para así evitar el polvo y con ello el desarrollo de hongos o cualquier otro animal que deteriore la documentación

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS:

Colocar en el espacio físico en los archivos rodantes, las unidades archivables (cajas o expedientes ) e instrumentos descriptivos.

Seguir el orden numérico de los estantes y unidades documentales.

Seguir la estructura orgánica al momento de archivar Cuadro de Clasificación.

Colocar etiquetas a los estantes y anaqueles de los Archivos para su respectiva localización.

Al eliminar unidades documentales quedarán los espacios vacíos, por lo que se procederá a utilizarlos con nueva documentación, pero la numeración no será reutilizada, se llevará un control cruzado ente el inventario y las actas de eliminación.

Llevar registros mediante fórmulas o boletas de los préstamos de documentos.

Llevar un registro para el control de visitantes o usuarios del archivo.

Tramitar la devolución de los documentos.

Velar por la aplicación de las Tablas de Plazos de Conservación de documentos, en los archivos de gestión.

Llevar al día la labor de archivos de todo tipo de documentos producido y recibido en la oficina, respetando el orden de origen, del archivo de gestión (por estructura orgánica).